Jeśli masz pewność lub uzasadnione podejrzenie, że informacja, którą posiadasz jest informacją o naruszeniu prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w miejscu gdzie pracujesz, pracowałeś lub będziesz pracował - napisz do nas.

Od momentu, kiedy przekażesz zgłoszenie, Twoje dane osobowe będą chronione.

Czy jesteś sygnalistą zewnętrznym w rozumieniu ustawy o ochronie sygnalistów

Jeżeli występujesz jako osoba fizyczna, czyli pod własnym imieniem i nazwiskiem i chcesz powiadomić nas o sytuacji, w której doszło do naruszenia prawa w kontekście związanym z Twoją pracą, to spełniasz warunki do uznania Cię za sygnalistę zewnętrznego.
Status ten będzie Ci przysługiwał tylko wtedy, gdy jednocześnie spełniasz następujące ustawowe kryteria:

1. Twoja informacja musi dotyczyć działania lub zaniechania niezgodnego z prawem lub mającego na celu obejście prawa, o ile dotyczy ona co najmniej jednego zagadnienia z zamkniętego katalogu naruszeń prawa znajdującego się w art. 3 ustawy. Obowiązujący katalog, który dotyczy zadań, które wykonujemy, zamieściliśmy również w tej informacji pod hasłem: „Jakie naruszenia prawa możesz zgłosić".
2. Twoja informacja musi dotyczyć naruszenia prawa w kontekście związanym z pracą. Pojęcie to zostało zdefiniowane w ustawie w art. 2 pkt 5 oraz opisane szczegółowo w tej informacji pod hasłem: „Czym jest kontekst związany z pracą". Pod tym hasłem (oraz w przepisie art. 4 ustawy) znajdziesz również otwarty katalog funkcji, stanowisk, relacji z pracodawcą itp., które mogą zapewnić Ci status sygnalisty.

Pamiętaj, jeżeli jesteś świadkiem naruszenia prawa w kontekście związanym z pracą, ale osobiście nie posiadasz powiązania z podmiotem prawnym, którego dotyczy Twoje zgłoszenie, nie jesteś sygnalistą w rozumieniu ustawy.

Pamiętaj, że ochroną wynikającą z ustawy nie są objęci zgłaszający, którzy nie spełniają tych warunków.

Pozostałe zgłoszenia będziemy rozpatrywać na podstawie innych procedur i uregulowań wewnętrznych. Podobnie będziemy rozpoznawać zgłoszenia przekazane w inny sposób niż za pośrednictwem obowiązujących kanałów komunikacji opisanych w tej informacji.

Jakie naruszenia prawa możesz zgłosić

Możesz zgłosić do nas działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, które dotyczą zadań organu realizowanych w zakresie:

1. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
2. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej oraz Unii Europejskiej,
3. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym opodatkowania osób prawnych,
4. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-3.

Informacja o naruszeniu prawa w podmiocie prawnym to również:

• • uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa;
• informacja dotycząca próby ukrycia naruszenia prawa.

Czym jest kontekst związany z pracą

Kontekst związany z pracą to przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych.

Katalog funkcji, stanowisk, relacji z pracodawcą itp., które mogą zapewnić Ci status sygnalisty:

1.  pracownik;
2. pracownik tymczasowy;
3. osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
4. przedsiębiorca;
5. prokurent;
6. akcjonariusz lub wspólnik;
7. członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
8. osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
9. stażysta;
10. wolontariusz;
11. praktykant;
12. funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin (Dz.U. z 2023 r. poz. 1280, 1429 i 1834);
13. żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz.U. z 2024 r. poz. 248 i 834).

Będziesz sygnalistą również przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym lub już po ich ustaniu

Co powinno zawierać zgłoszenie zewnętrzne

Zgłoszenie zewnętrzne powinno zawierać:

• szczegółowy opis zgłaszanego naruszenia prawa, w tym kiedy, gdzie, w jaki sposób doszło do naruszenia prawa;
• wskazanie osoby, która dokonała, zamierza dokonać naruszenia prawa;
• dowody na poparcie zgłoszenia (jeśli są dostępne);
• dane umożliwiające kontakt, jeżeli sygnalista chce otrzymać informację zwrotną w związku z dokonanym zgłoszeniem, a także w celu uzyskania informacji o ostatecznym wyniku postępowania wyjaśniającego wszczętego w związku z dokonanym zgłoszeniem;
• informację, czy sygnalista wyraża zgodę na ujawnienie swej tożsamości;
• podpis sygnalisty.

Dane kontaktowe, na które możesz zgłosić naruszenie prawa

Stworzyliśmy dla Ciebie wygodne i bezpieczne kanały komunikacji, za pomocą których możesz przekazać zgłoszenie, tj.:

1. w postaci pisemnej, w podwójnej kopercie, z dopiskiem na wewnętrznej kopercie: „Zgłoszenie zewnętrzne naruszeń prawa – do rąk własnych osoby upoważnionej":

       • na adres: Trzeci Urząd Skarbowy w Szczecinie, ul. Lucjana Rydla 65, 70-783 Szczecin, 
      • przez umieszczenie zgłoszenia w skrzynce z oznaczeniem „ZZ", która znajduje się przy drzwiach wejściowych (z prawej strony) w budynku Trzeciego Urzędu Skarbowego w Szczecinie, ul. Lucjana Rydla 65, 70-783 Szczecin;

    2. w postaci elektronicznej na adres: sygnal.3us.szczecin@mf.gov.pl, 

    3. ustnie: osobiście w siedzibie urzędu skarbowego w formie bezpośredniego spotkania (zgłoś nam taką potrzebę – ustalimy dogodny termin spotkania w terminie 14 dni od otrzymania Twojego wniosku).

Zachowanie anonimowości

Informację o nieprawidłowościach możesz przekazać anonimowo (za takie uznamy również zgłoszenie bez podpisu). Potraktujemy ją jako informację sygnalną a nie zgłoszenie zewnętrzne. Nie będziesz wtedy sygnalistą w rozumieniu ustawy o ochronie sygnalistów i nie skorzystasz z ochrony zagwarantowanej przez tę ustawę.

Nasze kompetencje do podejmowania działań następczych

Pamiętaj, że będziemy rozpatrywać Twoje zgłoszenie tylko w granicach własnych kompetencji. Jeżeli Twoje zgłoszenie wykracza poza ustawowe zadania naczelnika urzędu skarbowego przekażemy je do właściwego organu publicznego znajdującego się w strukturze Krajowej Administracji Skarbowej lub poza nią.

Zadania naczelnika urzędu skarbowego zostały określone w art. 28 ustawy o KAS [1].

Dodatkowo organy KAS podejmują działania według ich właściwości miejscowej ustalanej na podstawie art. 17 ustawy Ordynacja Podatkowa [2], tzn. co do zasady według adresu siedziby podmiotu prawnego, którego dotyczy zgłoszenie. Jeżeli wiesz lub domyślasz się, który organ KAS będzie właściwy w sprawie objętej Twoim zgłoszeniem, możesz kierować je bezpośrednio do tego organu. Wtedy droga od przekazania zgłoszenia do podjęcia działań następczych będzie najkrótsza.

Zasady poufności, które mają zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych

Ochrona Twoich danych osobowych jest gwarantowana na poziomie ustawy.

W celu zapewnienia poufności Twojej tożsamości, ochrony danych osobowych Twoich, jak i również osoby, której zgłoszenie dotyczy, przygotowaliśmy procedurę dotyczącą zgłoszeń zewnętrznych naruszenia prawa i podejmowania działań następczych.

Stworzenie i następnie ścisłe przestrzeganie przejrzystych zasad przyjmowania i obsługi zgłoszeń zewnętrznych w urzędzie skarbowym zagwarantuje brak dostępu nieupoważnionym osobom do informacji zawartych w Twoim zgłoszeniu.

Zgłoszenie trafi do osób, które mają do tego specjalne upoważnienie. Osoby te zobowiązane są do ścisłego zachowania tajemnicy w zakresie informacji umieszczonych w zgłoszeniu, w tym Twoich danych osobowych. Dotyczy to również informacji, które uzyskamy w ramach przyjęcia i weryfikacji Twojego zgłoszenia lub podjęcia działań następczych.

Po upływie ustawowego terminu 3 lat od momentu otrzymania zgłoszenia, Twoje dane osobowe będą trwale usuwane z naszego rejestru oraz skrzynki elektronicznej. W przypadku gromadzenia dokumentów w formie papierowej, będą one trwale niszczone.

Możesz jednak wyrazić zgodę na ujawnienie swojej tożsamości i wykorzystanie informacji i dowodów, które nam przekazałeś w toku prowadzonych przez nas działań następczych. Może to pomóc w potwierdzeniu zgłoszonych nieprawidłowości. 

Jak będziemy zajmować się Twoim zgłoszeniem

Od momentu wpływu Twojego zgłoszenia do urzędu skarbowego będą mieli do niego dostęp tylko pracownicy dysponujący specjalnym upoważnieniem w tym zakresie. Specjalny tryb zostanie uruchomiony wyłącznie wtedy, gdy wykorzystasz jeden z kanałów komunikacji określonych w punkcie „Dane kontaktowe, na które możesz zgłosić naruszenie prawa". W przeciwnym wypadku Twoje zgłoszenie będzie rozpatrywane w standardowym trybie obsługi informacji sygnalnych.

Adres do kontaktu w przypadku zgłoszenia elektronicznego

Jeśli zgłoszenia dokonasz na adres mailowy, zwrócimy się do Ciebie z prośbą o wskazanie adresu do korespondencji (innego niż adres mailowy). Działanie takie zminimalizuje ryzyko dostępu osobom trzecim do korespondencji, którą do Ciebie skierujemy. 

Jeśli nie otrzymamy od Ciebie odpowiedzi, nie będziemy kierować do Ciebie żadnej korespondencji.

Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia

Niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od otrzymania informacji, upoważniony pracownik prześle do Ciebie potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia.

Przekazanie potwierdzenia będzie miało miejsce z zachowaniem wybranego przez Ciebie kanału komunikacji oraz przy wykorzystaniu podanego adresu do korespondencji.

Przekazanie zgłoszenia

Jeżeli po weryfikacji wstępnej Twojego zgłoszenia stwierdzimy, że nie jesteśmy właściwi do podejmowania działań następczych, przekażemy Twoją informację do właściwego organu KAS (naczelnika właściwego urzędu skarbowego lub naczelnika urzędu celno-skarbowego) albo do innego właściwego organu publicznego.

Twoje zgłoszenie zostanie przekazane niezwłocznie po dokonaniu jego wstępnej weryfikacji, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia jego wpływu do Urzędu Skarbowego. W uzasadnionych przypadkach termin ten może ulec wydłużeniu do 30 dni od dnia wpływu.

Przekazując zgłoszenie zewnętrzne do właściwego organu KAS lub innego właściwego organu publicznego jednocześnie poinformujemy Ciebie o tym. 

Odstąpienie od przekazania zgłoszenia zewnętrznego

Jeżeli ustalimy, że Twoje zgłoszenie nie spełnia wymogów informacji o naruszeniu prawa w rozumieniu ustawy, poinformujemy Cię o fakcie odstąpienia od przekazania Twojego zgłoszenia zewnętrznego lub podjęcia działań następczych. W takim przypadku otrzymasz od nas informację zawierającą ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia z zachowaniem przepisów zawartych w Ordynacji podatkowej, w szczególności przepisów Działu VII "Tajemnica skarbowa".

Jeżeli złożyłaś/eś zawiadomienie o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą, ale nie jesteś sygnalistą w rozumieniu ustawy, Twoje zawiadomienie będzie przez nas rozpatrywane w standardowym trybie obsługi informacji sygnalnych.

Zaświadczenie o objęciu ochroną

Ustawa daje możliwość uzyskania zaświadczenia potwierdzającego, że jako sygnalista podlegasz specjalnej ochronie. Aby otrzymać taki dokument, zgłoś do nas wniosek o wydanie zaświadczenia. Wykorzystaj do tego wybrany przez Ciebie kanał do kontaktu. Pamiętaj jednak, że zaświadczenie wydaje organ publiczny właściwy do podejmowania działań następczych w sprawie. Jeżeli poinformowaliśmy Cię, że Twoje zgłoszenie zostało przekazane do innego organu publicznego, ubiegaj się o zaświadczenie od tego organu.

Organ właściwy do działań następczych w sprawie wyda Twoje zaświadczenie nie później niż w terminie miesiąca od wpływu Twojego wniosku.

Wystąpienie o udzielenie wyjaśnień

W trakcie rozpatrywania Twojego zgłoszenia będziemy mogli zwrócić się do Ciebie z prośbą o udzielenie wyjaśnień, przekazanie dodatkowych informacji oraz dowodów sprawie.

Skontaktujemy się z Tobą z zachowaniem wybranego przez Ciebie kanału komunikacji oraz z wykorzystaniem adresu miejsca zamieszkania lub adresu poczty elektronicznej, który został uprzednio poddany dodatkowej weryfikacji.

Jeżeli sprzeciwisz się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji, odstąpimy od ich żądania.

Działania następcze

Działania następcze będziemy podejmować tylko w ramach ustawowych kompetencji naczelnika urzędu skarbowego. Więcej na ten temat dowiesz się w punkcie: „Nasze kompetencje do podejmowania działań następczych".

W przypadku, gdy Twoje zgłoszenie dotyczy sprawy będącej przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia złożonego przez Ciebie lub innego sygnalistę i zgłoszenie to nie wniesie istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa, możemy nie podjąć działań następczych w odniesieniu do Twojego zgłoszenia. W takim przypadku otrzymasz od nas informację w tej sprawie.

W razie przekazania kolejnego zgłoszenia zewnętrznego, w którym nie zostały zawarte istotne nowe informacje na temat naruszeń prawa – pozostawimy zgłoszenie bez rozpoznania bez przekazywania dodatkowej informacji w tym zakresie.

Informacje zwrotne – w przypadku podejmowania działań następczych

W terminie 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego otrzymasz informację zwrotną zawierającą podsumowanie na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań. Informacja ta zostanie udzielona z uwzględnieniem zachowania przepisów zawartych w Ordynacji podatkowej, w szczególności przepisów Działu VII "Tajemnica skarbowa".

W uzasadnionych przypadkach informacja zwrotna zostanie do Ciebie przekazana w terminie do 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.

Dodatkowo, po ostatecznym zakończeniu działań następczych, otrzymasz od nas informację o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego. Informacja zostanie sporządzona ze szczególnym uwzględnieniem zachowania przepisów zawartych w Ordynacji podatkowej, w szczególności przepisów Działu VII "Tajemnica skarbowa".

Jak będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe
Administratorem Twoich danych osobowych jest Dyrektor Izby Administracji Skarbowej w Szczecinie. Podając je w zgłoszeniu wyrażasz jednocześnie zgodę na ich przetwarzanie.

Gwarantujemy pełną ochronę Twoich danych osobowych. Zadbamy o poufność Twojego zgłoszenia, a Twoja tożsamość będzie znana tylko upoważnionym pracownikom urzędu skarbowego.

Dane osobowe będziemy przetwarzać tylko w zakresie koniecznym do przyjęcia zgłoszenia oraz podjęcia działań następczych. Wszelkie informacje pozwalające na ustalenie Twojej tożsamości, nie będą ujawniane osobom nieupoważnionym, chyba że za Twoją wyraźną zgodą. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie będą zbierane, a w razie przypadkowego zebrania będą niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych nastąpi w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

Może się zdarzyć, że powiadomimy Cię o potrzebie ujawnienia Twoich danych osobowych w związku z toczącymi się postępowaniami wyjaśniającymi, postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi, w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującej osobie, której dotyczy zgłoszenie. Wyjaśnimy wtedy powody takiego ujawnienia.

Klauzula informacyjna Dyrektora Izby Administracji Skarbowej w Szczecinie o przetwarzaniu danych osobowych dla klientów dostępna jest w siedzibie organu KAS oraz na stronie Biuletynu Informacji Publicznej: https://www.zachodniopomorskie.kas.gov.pl/trzeci-urzad-skarbowy-w-szczecinie/organizacja/ochrona-danych-osobowych

Usuwanie danych osobowych

Twoje dane osobowe oraz dokumenty związane z Twoim zgłoszeniem lub podjęciem działań następczych będą przechowywane przez nas przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazałeś do nas zgłoszenie lub roku, w którym zakończono działania następcze albo po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

Po upływie tego okresu Twoje dane osobowe zostaną trwale usunięte z nośników elektronicznych  a dokumenty w formie papierowej zostaną zniszczone. Nie mają zastosowania przepisy ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach [3].

Dane osobowe nie zostaną usunięte w tym terminie, w przypadku, gdy stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych.

Ochrona przed działaniami odwetowymi

Nawet pomimo zachowania przez nas pełnej poufności w zakresie Twojego zgłoszenia, jako sygnalista jesteś szczególnie narażony na ewentualne działania odwetowe. By zapewnić maksymalną ochronę przed bezprawnymi krokami ze strony Twojego pracodawcy ustawa przewiduje specjalne środki ochrony.

Pamiętaj -  sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie lub ma prawo do zadośćuczynienia.

Ochroną objęty jesteś nie tylko Ty, ale również osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia, osoba z Tobą powiązana, a także osoba prawna lub jednostka organizacyjna pomagająca w dokonaniu zgłoszenia lub z Tobą powiązana.

Jeżeli rozważasz możliwość dokonania zgłoszenia zewnętrznego, ale z jakiegoś powodu się wahasz, możesz skontaktować się z nami w celu przeprowadzenia poufnej porady. Odpowiemy na Twoje pytania i rozwiejemy wątpliwości. Do kontaktu możesz wykorzystać nasze standardowe kanały komunikacji.

Warunki ochrony sygnalisty przed odpowiedzialnością za naruszenie poufności

Przepisy ustawy o ochronie sygnalistów chronią Cię przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności. Jeżeli więc miałeś uzasadnione podstawy, by sądzić, że doszło do naruszenia prawa w rozumieniu ustawy, fakt ujawnienia przez Ciebie szczegółowych informacji w tym zakresie nie może być wykorzystany przeciwko Tobie. W szczególności nie możesz zostać pociągnięty do odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób w zakresie np.: zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa.

Pamiętaj, w przypadku wszczęcia podobnego postępowania, możesz wystąpić o jego umorzenie.

Wyłączeniem od tej zasady są informacje uzyskane w wyniku popełnienia czynu zabronionego.

Pamiętaj również, że w przypadku świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji, osoba która poniosła szkodę w wyniku działania sygnalisty ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych.

Jeśli chcesz dokonać zgłoszenia naruszenia prawa w swojej organizacji i nie obawiasz się działań odwetowych, sprawdź, czy Twoja organizacja posiada procedurę zgłoszenia wewnętrznego.

Jeżeli tak, to możesz w pierwszej kolejności dokonać zgłoszenia w tej formie. Jest to szybki sposób na to, aby zapobiec naruszeniom prawa, a tym samym uchronić kadrę zarządzającą przed odpowiedzialnością karną lub materialną oraz uchronić miejsce pracy przed problemami wynikającymi z naruszenia prawa. W konsekwencji możesz przyczynić się do stworzenia przyjaznego miejsca pracy, które gwarantuje bezpieczeństwo osób świadczących pracę w Twojej organizacji.

Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich

Informację o naruszeniu prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w miejscu gdzie pracujesz, pracowałeś lub będziesz pracował, możesz też zgłosić Rzecznikowi Praw Obywatelskich. 
https://bip.brpo.gov.pl/pl/content/sygnalisci-zgloszenia-zewnetrzne-kanaly

Przypisy

[1] Ustawa z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz.U. z 2023 r. poz. 615, z poźn. zm.)
[2] Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2023 r. poz. 2383, z późn. zm.)
[3] Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164, z późn. zm.).