Ustawa z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928) reguluje:
1) warunki objęcia ochroną sygnalistów zgłaszających lub ujawniających publicznie informacje o naruszeniach prawa;
2) środki ochrony sygnalistów zgłaszających lub ujawniających publicznie informacje o naruszeniach prawa;
3) zasady ustalania wewnętrznej procedury zgłaszania informacji o naruszeniach prawa i podejmowania działań następczych;
4) zasady zgłaszania informacji o naruszeniach prawa organowi publicznemu;
5) zasady ujawnienia publicznego informacji o naruszeniach prawa;
6) zadania Rzecznika Praw Obywatelskich związane ze zgłaszaniem informacji o naruszeniach prawa;
7) zadania organów publicznych związane ze zgłaszaniem informacji o naruszeniach prawa i z podejmowaniem działań następczych.
W rozdziale 4 ustawy zapisane są zasady dotyczące zgłoszeń zewnętrznych. Przepisy w tym zakresie obowiązują od 25 grudnia 2024 r.
Zgłoszenia ustne i pisemne
Jeśli posiadasz informację o naruszeniu prawa, uzyskaną w kontekście związanym z pracą i dotyczy ona dziedzin, które są we właściwości Dyrektora Izby Administracji Skarbowej w Szczecinie – zgłoś ją korzystając z poniższych kanałów:
1. mailowo na adres poczty elektronicznej: sygnal.ias.szczecin@mf.gov.pl;
2. pocztą na adres: Izba Administracji Skarbowej w Szczecinie, ul. Roosevelta 1,2, 70-525 Szczecin, z dopiskiem na kopercie „Zgłoszenie zewnętrzne";
3. osobiście:
a) ustnie,
b) w postaci papierowej pod adresem: Izba Administracji Skarbowej w Szczecinie, ul. Roosevelta 1,2, 70-525 Szczecin, z dopiskiem na kopercie „Zgłoszenie zewnętrzne",
c) przez umieszczenie zgłoszenia w skrzynce znajdującej się w holu głównym budynku Izby Administracji Skarbowej w Szczecinie przy ul. Roosevelta 1,2 w Szczecinie, z dopiskiem „Zgłoszenie zewnętrzne".
Zgłoszenie może być dokonane z wykorzystaniem formularza. Formularz dostępny jest na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Izby Administracji Skarbowej w Szczecinie w zakładce Załatwianie spraw (ZGŁOŚ NIEPRAWIDŁOWOŚĆ).
W przypadku chęci zgłoszenia ustnie, osoba upoważniona ustala termin spotkania, nie później niż w ciągu 14 dni od dnia prośby o spotkanie.
Zgłoszenie zewnętrzne powinno zawierać w szczególności:
1) dane sygnalisty;
2) adres, na który winna zostać przekazana odpowiedź;
3) dane osoby/osób, które dopuściły się – zdaniem sygnalisty – naruszenia prawa;
4) informacje, które umożliwią przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego, m.in.:
• opis nieprawidłowości,
• sposób, w jaki sygnalista uzyskał wiedzę o nieprawidłowości,
• datę wystąpienia nieprawidłowości lub zdarzenia, które do niej doprowadziło albo może doprowadzić,
• dane świadków,
• informację o posiadanych lub znanych dokumentach, które mogą potwierdzić występowanie nieprawidłowości;
5) informację, czy sygnalista wyraża zgodę na ujawnienie swojej tożsamości;
6) podpis sygnalisty.
Do zgłoszenia zewnętrznego możesz dołączyć dowody na poparcie opisywanego naruszenia prawa.
UWAGA! Zgłoszenia anonimowe traktowane są jako informacja sygnalna i nie będą rozpatrywane w trybie ustawy o ochronie sygnalistów.
Jakie naruszenia prawa możesz zgłosić?
Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące obszarów wymienionych w art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów, tj.:
1) korupcji;
2) zamówień publicznych;
3) usług, produktów i rynków finansowych;
4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6) bezpieczeństwa transportu;
7) ochrony środowiska;
8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9) bezpieczeństwa żywności i pasz;
10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11) zdrowia publicznego;
12) ochrony konsumentów;
13) ochrony prywatności i danych osobowych;
14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1–16.
Warunki objęcia sygnalisty ochroną
Sygnalista, osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia oraz osoba powiązana z sygnalistą podlegają ochronie przed działaniami odwetowymi, pod warunkiem, że osoby te:
1) miały uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia informacja jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia oraz
2) informacja taka stanowi informację o naruszeniu prawa.
Postępowanie z przyjętym zgłoszeniem
Twoje zgłoszenie zostanie poddane weryfikacji, czy stanowi zgłoszenie w rozumieniu ustawy, w szczególności:
• czy zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Dyrektora Izby Administracji Skarbowej w Szczecinie, wskazanej w art. 3 ust. 1 ustawy;
• czy jesteś sygnalistą w rozumieniu art. 4 ust. 1 ustawy.
Po dokonaniu weryfikacji zostanie wybrany tryb postępowania ze zgłoszeniem zewnętrznym, tj.:
1) podjęcie działań następczych lub
2) przekazanie zgłoszenia organowi publicznemu właściwemu do podjęcia działań następczych lub
3) przekazanie, w uzasadnionych przypadkach, komórkom organizacyjnym właściwym merytorycznie w danej sprawie, nadzorowanym urzędom skarbowym lub urzędowi celno-skarbowemu, w celu przeprowadzenia w określonym zakresie postępowania wyjaśniającego lub
4) niepodejmowanie dalszych działań w szczególności, gdy:
a) zgłoszenie zewnętrzne nie dotyczy naruszenia prawa,
b) zgłoszenie nie zostało wniesione przez sygnalistę,
c) brak wystarczającego uprawdopodobnienia wystąpienia naruszenia prawa,
d) zgłoszenie zewnętrzne dotyczy sprawy będącej przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę i nie zawarto w nim istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym.
Na dane kontaktowe, które wskażesz w zgłoszeniu, w terminie 7 dni otrzymasz potwierdzenie jego przyjęcia (chyba, że wystąpiłeś z odmiennym wnioskiem w tym zakresie).
Zarówno na etapie wstępnej weryfikacji zgłoszenia jak i w trakcie działań następczych możemy zwrócić się do Ciebie, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, które mogą być w Twoim posiadaniu.
Informacja zwrotna
Informacja zwrotna obejmuje w szczególności informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.
Informację zwrotną otrzymasz w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy lub 6 miesięcy (w uzasadnionych przypadkach) od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.
Przekażemy Ci również informację o ostatecznym wyniku postępowania wyjaśniającego, wszczętego na skutek zgłoszenia zewnętrznego.
Informacja zwrotna oraz informacja o ostatecznym wyniku postępowania wyjaśniającego zostanie przekazana na podany adres do kontaktu.
Zasady poufności
Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty.
Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.
Przetwarzanie danych osobowych
Administratorem danych osobowych gromadzonych w związku z postępowaniem dotyczącym zgłoszeń naruszeń przepisów prawa oraz ochrony sygnalistów jest Dyrektor Izby Administracji Skarbowej w Szczecinie.
Przetwarzanie danych osobowych następuje w celach związanych ze zgłaszanymi przypadkami naruszenia prawa, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.
Dane osobowe osoby, której dotyczy zgłoszenie, mogą być przetwarzane i zbierane bez jej zgody. Przepisu art. 14 ust. 2 lit. f rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. nie stosuje się, chyba że sygnalista działał z naruszeniem prawa.
Dane osobowe, przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia, przechowywane są przez Dyrektora Izby Administracji Skarbowej w Szczecinie nie dłużej niż przez okres 3 lat od dnia przyjęcia zgłoszenia.
Ochrona przed działaniami odwetowymi
Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe. Działaniem odwetowym z powodu zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji jest także próba lub groźba zastosowania jednego z wyżej wymienionych działań.
Zakaz działań odwetowych stosuje się odpowiednio:
• do osoby pomagającej w zgłoszeniu oraz osoby powiązanej z sygnalistą,
• do osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej sygnaliście lub z nim powiązanej.
Zgłaszanie działań odwetowych
Działania odwetowe możesz zgłosić za pośrednictwem kanałów wskazanych do składania zgłoszeń zewnętrznych.
Odpowiedzialność sygnalisty
Dokonanie zgłoszenia zewnętrznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 ustawy o ochronie sygnalistów, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.
W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa powyżej, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.
Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem, że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.
Odpowiedzialność za fałszywe zgłoszenie
Aby zapobiec fałszywym zgłoszeniom ustawodawca wprowadził kary dla osób, które dokonują zgłoszenia, chociaż wiedzą, że do naruszenia nie doszło, a tym samym świadomie przekazują nieprawdziwe informacje o naruszeniach prawa. Za takie działania grozi grzywna, kara ograniczenia wolności albo kara więzienia do lat 2 (art. 57 ustawy).
Procedura zgłoszeń wewnętrznych
Zachęcamy do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.
Podmiot prawny, na rzecz którego według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku co najmniej 50 osób wykonuje pracę zarobkową, zobowiązany jest do ustalenia wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, zwaną „procedurą zgłoszeń wewnętrznych", zgodną z wymogami określonymi w ustawie o ochronie sygnalistów.
Podmioty, na rzecz których wykonuje pracę zarobkową mniej niż 50 osób, jednostki organizacyjne gminy lub powiatu liczących mniej niż 10 000 mieszkańców, również mogą ustalić taką procedurę.
Zgłoszenie zewnętrzne do Rzecznika Praw Obywatelskich
Zgłoszenie zewnętrzne możesz w każdym przypadku złożyć do Rzecznika Praw Obywatelskich.
Dane kontaktowe możesz znaleźć na stronie: https://bip.brpo.gov.pl/pl/sygnalisci
1. Adres do korespondencji: Zespół do spraw Sygnalistów Biura Rzecznika Praw Obywatelskich ul. Puławska 99a 02-595 Warszawa
2. Infolinia przeznaczona do dokonywania ustnych zgłoszeń zewnętrznych: (22) 20-98-499
3. Formularz zgłoszeń zewnętrznych: https://sygnalisci.brpo.gov.pl/pl/formularz_zgloszenia
4. Formularz wniosku o udzielenie porady: https://sygnalisci.brpo.gov.pl/pl/formularz_wniosek_porada
